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Secrétaire Administratif et Comptable (F/H)

Apprentis d'Auteuil

  • Pau
  • CDI
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Publié le 04/07/22

Le collège Sainte Bernadette (une classe par niveau, de la 6ème à la 3ème), doté d'un internat d'une capacité de 42 places, accueille jusqu'à 110 élèves en situation de fragilité. Les élèves accueillis sont accompagnés dans la personnalisation de leur parcours, dont l'objectif est de permettre à chacun de s'emparer de son projet.

Rattaché(e) à la Directrice d'Etablissement, vous participez à la bonne gestion administrative et financière de l'établissement. Vous organisez et coordonnez les informations, parfois confidentielles, liées au fonctionnement de l'activité, en collaboration étroite avec l'équipe administrative, composée de 3 personnes.

Vos principales missions sont les suivantes :

- Secrétariat de direction :

o Vous assurez, par roulement avec l'Assistant(e) de Direction, l'accueil physique et téléphonique au sein de l'établissement ;

o Vous réceptionnez, organisez et diffusez les informations au sein de l'établissement (courriers, fax, appel téléphonique, mail, post-it, notes internes, etc.) ;

o Vous participez à l'organisation des opérations de communication internes et externes de l'établissement (événement, journées portes ouvertes, semaine de la réussite, etc.) ;

o Vous organisez les réunions, l'agenda et les déplacements de l'équipe de direction ;

o Vous rédigez des courriers, comptes rendus de réunions et notes internes de l'établissement.

- Comptabilité :

o Vous réalisez les saisies comptables et leur imputation, effectuez les sorties de caisse et le suivi des pièces afférentes, vous produisez des états de rapprochements bancaires ;

o Vous saisissez les données dans les interfaces du logiciel achat, assurez la cohérence des documents, assurez le premier contact en cas de litiges ;

o Vous préparez la facturation, réalisez le suivi mensuel des règlement et impayés, assurez le premier contact en cas de réclamations.

- Support administratif : vous participez à la gestion des dossiers d'administration du personnel (ouverture, classement, mise à jour, archivage, etc.) et en particulier l'organisation et le suivi des notes de frais et de la facturation des repas du personnel.

Expérience

De formation Bac minimum, vous justifiez d'une première expérience réussie sur un poste similaire, idéalement dans un univers « PME » où réactivité et polyvalence sont de mise.

Doté(e) d'un excellent relationnel, vous êtes rigoureux(e) et organisé(e). Vous avez une bonne capacité d'adaptation et êtes reconnu(e) pour votre capacité à communiquer de façon claire et concise.

Vous maîtrisez l'outil informatique, vous aimez passer rapidement d'une activité à une autre.

Vous vous sentez concerné par la cause des jeunes en difficulté et les enjeux de développement humain. Vous adhérez au projet de l'établissement et aux valeurs d'Apprentis d'Auteuil.